<aside> 🏡

Кейс: Система консолідації бронювань приватного котеджу з кількох каналів в єдину базу з автоматичним захистом від подвійного бронювання — два воркфлоу на n8n + Telegram-бот з LLM-парсером

</aside>

1) Context 🏙️

• Ніша: гостинність — приватний котедж у Карпатах, здається подобово
• Канали продажу: Booking.com, Карпати.info, прямі дзвінки на мобільний
• Команда: одна людина — власниця, яка веде бронювання паралельно з основною роботою
• Процес: броні з платформ жили в екстранетах, телефонні — у паперовому зошиті та в пам'яті
• Що робили руками: перед кожним новим дзвінком вручну звіряли календар Booking із записами в зошиті, щоб зрозуміти, чи дати вільні

2) Problem ⚠️

• Було: три незалежні джерела броней, які ніде не перетиналися. Єдиного календаря зайнятості не існувало в принципі.
• Чому це критично: відповідь «так, вільно» гостю по телефону давалася по пам'яті. У пік сезону, коли броні йдуть щодня з усіх каналів, ймовірність помилки зростає саме тоді, коли ціна помилки максимальна.
• Наслідки: ризик подвійного бронювання — скасування вже підтвердженої броні, зіпсовані стосунки з гостем, штрафні санкції платформи та падіння рейтингу об'єкта.
• Ціль: звести всі канали в одну базу й перенести перевірку зайнятості з пам'яті людини на рівень системи.

Обмеження проєкту: основний користувач — людина без технічного бекграунду. Будь-який інтерфейс, складніший за звичайне повідомлення в месенджері, не був би використаний. Це визначило архітектуру вводу даних.

3) Solution ✅

Побудована система з двох незалежних воркфлоу на n8n навколо спільного single source of truth — таблиці Google Sheets.

Перший воркфлоу за розкладом забирає броні з автоматичного каналу, відсіює вже відомі за booking_id та дописує нові. Другий — Telegram-бот, куди власниця пише телефонну бронь звичайним текстом («Оксана, 20-23 липня, 097 123 45 67, 2500»), а LLM витягує з цього структуровані поля.

Ключова властивість системи: перед будь-яким записом обидва воркфлоу читають таблицю й перевіряють перетин дат. Якщо дати зайняті — бронь не потрапляє в базу, а у відповідь приходить перелік конфліктних діапазонів із зазначенням джерела.

4) Process 🔁 (Prompt design → API integration → n8n workflow)

🧠 Prompt design

• System Message парсера з поточною датою через {{ $now }} — без неї модель не могла коректно достроїти рік до фрази «20-23 липня».